لطفا گوشی را بردارید!ء
تلفن، اتلاف وقت یا صرفه جویی معضل استفاده نادرست از تلفن همچنان گریبانگیر اکثر مردم جهان است و متاسفنه بیشتر مردم طرز صحیح استفاده از آن را نمی دانند. جالب است بدانید، استفاده درست از تلفن نیازمند تجربه و مهارت بالایی است تا هم فرد به کار خود برسد و هم وقتش هدر نرود. برای رسیدن به این هدف چند نکته کلیدی را در اختیارتان قرار می دهیم تا شاید کمکی برای استفاده بهتر از تلفن باشد. در تماس های کاری پیش از تلفن زدن حتما مواردی را که می خواهید بگویید به صورت تیتروار یادداشت کرده تا فراموش تان نشود.ء
ابتدا از خود بپرسید: هدف من از این تماس چیست؟ به طور مثال اگر می خواهید قرار ملاقاتی بگذارید تمامی ساعات ممکن در آن هفته را یادداشت کنید تا اگر فرد مقابل نتوانست با گزینه زمانی شما تطبیق یابد، زمانی دیگر را پیشنهاد دهید یا اگر می خواهید اطلاعاتی از آن فرد بگیرید، تمامی موارد را بر اساس اهمیت موضوع یادداشت کرده و به ترتیب بپرسید و سپس جلوی هر سوال پاسخ را بنویسید تا فراموش نشود. با این کار به ظاهر ساده خود به جواب تمامی سوالات خود در کمترین زمان دست می یابید.ء
پاسخ تلفن های مهم را در حالت ایستاده بدهید!ء
هنگامی که شما ایستاده اید و با تلفن صحبت می کنی، ذهن تان فعال تر است و احساس قدرتمندی بیشتری به شما دست می دهد. در این حالت به گفته پزشکان بدن و ذهن به صورت آماده باش در می آید وتمرکز و توجه بیشتری به موضوع پیدا می کند. همچنین درک مطالب پیچیده نیز آسان تر خواهد بود.ء
مواظب طرز صحبت خود باشید.ء
تنها چیزی که در پشت تلفن به گوش می رسد، طرز کلام شماست. در بسیاری از موارد شما می توانید از لحن و طرز گفتار فرد پشت تلفن، به شیوه تفکر و روحیات او پی ببرید. شما نیز سعی کنید با توجه به چند نکته، اثر مثبت تری را در مکالمات تلفنی از خود به جا بگذارید. یکی از مهم ترین موارد این است که با آرامش صحبت کرده و اجازه دهید صحبت تان در ذهن فرد مقابل، بنشیند. همچنین از سریع صحبت کردن یا جویده جویده حرف زدن بپرهیزید زیرا این کار باعث گیج شدن او می شود و ممکن است منظور شما را اشتباه بفهمد. نکته دیگر این است که با شک تردید و اضطراب حرف نزنید. این مساله بر روی درک مطلب و تمرکز فرد اثر بدی می گذارد و موجب تلفن های بعدی برای درک بهتر مطلب شده و وقت بیشتری را از شما می گیرد.ء
از پیغام گیر تلفن بهترین استفاده را ببرید.ء
شما می توانید پاره ای از اطلاعات مهم را به صورت خلاصه و تیتروار بر روی پیغام گیر بگذارید. نام و نام خانوادگی خود را در صورت تمایل گفته و ساعت بازگشت تان را نیز بگویید. اگر بنا به دلایلی نمیخواهید این کار را انجام دهید، می توانید پیغامی با این مضمون بگذارید که فرد تماس گیرنده، نام، شماره و ساعت تماس خود را بگوید تا شما به او زنگ بزنید. ذکر این سه مورد در پیغام تلفنی ضروری است. زیرا بسیاری از افراد در هنگام صحبت با پیغام گیر تلفن هل می شوندو نام یا شماره تماس خود را نمی گویند. آمار نشان داده آن دسته از افرادی که با این مساله مشکل دارند، فکر می کنند که درحال صحبت با یک ماشین هستند! و احساس بدی به آن ها منتقل می شود که در نتیجه یا بدون گذاشتن پیام بر روی تلفن آن را قطع می کنند یا پیغام های نامفهوم می گذارند.ء
بعضی اوقات به تلفن جواب ندهید.ء
گاهی بد نیست که فکر کنید در عصر حجر قرار دارید و امکان دسترسی به تلفن نیست. این مساله به شما فرصت می دهد تا کارهایتان را به بهترین حالت ممکن انجام دهید و بعد هم با آن افرادی که تماس گرفته اند صحبت کنید. اما بد نیست اگر فردی بیش از دو سه بار زنگ زد، جواب دهید شاید کار مهمی داشته باشد. تلفن یکی از اختراعات مهم بشر بوده که برای صرفه جویی در وقت اختراع شد ولی متاسفانه در بسیاری از موارد خود به یک غارتگر زمان تبدیل شده است. محققان پس از پاره ای تحقیقات متوجه شدند که حدود نودوپنج درصد ارتباطات روزانه توسط تلفن انجام می شود و همچنین حدود چهل درصد وقت هایی که در محیط کاری تلف می شود به خاطر روش غلط تلفن کردن یا پاسگویی نادرست به آن است. شما نیز با کمی تمرین می توانید زمان خود را به شیوه بهتری مدیریت کنید.ء
تایپیست: پگاه سالاری
جمع آوری: سایت بازارما
